Charte d’usage

1. Préambule

La présente charte définit les conditions d’accès et les règles d’utilisation des ressources informatiques mises à disposition des entreprises clientes des centres d’affaires ainsi que l’accès aux ressources extérieures à travers les outils de communication du Groupe CITYWORK.

Elle permet d’informer les utilisateurs sur les risques liés à l’utilisation de ces ressources. Ces risques imposent le respect de règles de sécurité et de bonne conduite. L’imprudence, la négligence ou la malveillance d’un utilisateur peuvent en effet avoir des conséquences graves de nature à engager sa responsabilité civile et / ou pénale ainsi que celle de son entreprise ou du Groupe CITYWORK.

Le « système d’information » inclut l’ensemble des ressources matérielles, logicielles, applications et réseaux de télécommunication, pouvant être mis à disposition de l’utilisateur.

L’informatique nomade, tels que les ordinateurs portables, les téléphones portables, les tablettes tactiles…, est également un des éléments constitutifs du système d’information.
Par utilisateur, s’entend toute personne ayant accès, dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle, aux ressources du système d’information quel que soit son statut.

Ainsi sont notamment désignés :
•Les salariés de l’entreprise cliente
•Toute autre personne extérieure « invitée » par l’entreprise cliente

L’entreprise cliente doit s’engager à faire respecter la présente charte par ses propres salariés et les entreprises sous-traitantes ou toute autre personne utilisant le système d’information. Dès lors, les contrats signés entre le Groupe CITYWORK et tout tiers ayant accès aux ressources du système d’information, doivent comporter une clause rappelant cette obligation.

Le bon fonctionnement du système d’information suppose le respect des dispositions législatives et réglementaires qui s’imposent, notamment la sécurité et la conservation des données personnelles.

Les demandes d’assistance déclarées par les entreprises clientes des centres d’affaires relativement à un dysfonctionnement ou une rupture de service ne seront pas recevables, s’il est établi que l’entreprise cliente ne respecte pas la présente charte.

2. Engagements du Groupe CITYWORK

Le Groupe CITYWORK porte la présente charte à la connaissance de toute entreprise cliente utilisatrice des ressources informatiques des centres d’affaires.

Le Groupe CITYWORK met en oeuvre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité du système d’information et la protection des utilisateurs.

Les ressources mises à disposition des entreprises clientes sont prioritairement réservées à un usage professionnel mais Le Groupe CITYWORK est tenu de permettre l’utilisation résiduelle du système d’information à titre privé.

Les prestataires de CITYWORK assurent le bon fonctionnement et la sécurité des réseaux, des moyens informatiques et de communication du Groupe CITYWORK. Le responsable du Système d’Informations et autres intervenants missionnés par ce service disposent d’outils permettant de contrôler l’utilisation des systèmes informatiques mis en place et de procéder, le cas échéant, à des investigations.

Ils ont accès à l’ensemble des données techniques mais s’engagent à respecter les règles de confidentialité applicables aux contenus des documents.

Ils sont assujettis au devoir de réserve et sont tenus de préserver la confidentialité des données qu’ils sont amenés à connaître dans le cadre de leurs fonctions.

3. Engagements de l’utilisateur

L’utilisateur est responsable de l’usage qu’il fait du système d’information auquel il a accès.
L’utilisation des ressources qui sont mises à sa disposition doit être rationnelle afin d’en éviter la saturation ou le détournement à des fins personnelles.

4. Champ d’application

Les règles d’usage et de sécurité figurant dans la présente charte s’appliquent au Groupe CITYWORK ainsi qu’à l’ensemble des utilisateurs tels que définis en préambule.

5. Droit d’accès aux systèmes d’information

Le droit d’accès aux systèmes d’information est temporaire. Il est retiré dès lors que le contrat commercial avec l’entreprise cliente est rompu et ce, sauf demande expresse, au plus tard 1 jour après que celle-ci n’ait plus vocation à détenir ces accès.

Il peut également être retiré, par mesure conservatoire, si le comportement de l’utilisateur n’est plus compatible avec les règles énoncées dans la présente charte, ou en cas de défaut de paiement du client.

6. Conditions d’utilisation des systèmes d’information

Utilisation professionnelle / privée
La détention, diffusion et exportation d’images à caractère pédophile (Article L 323-1 et s. du Code pénal), ou la diffusion de contenus à caractère raciste ou antisémite (Article 24 et 26bis de la Loi du 29 juillet 1881) est totalement interdite.

Par ailleurs, eu égard à la mission du Groupe CITYWORK, la consultation de sites de contenus à caractère pornographique depuis les locaux du Groupe CITYWORK, hors contexte professionnel, est interdite.

7. Sécurité

Règles de sécurité applicables
Le Groupe CITYWORK met en oeuvre les mécanismes de protection appropriés sur les systèmes d’information mis à la disposition des utilisateurs.
L’utilisateur est informé que les codes d’accès constituent une mesure de sécurité destinée à éviter toute utilisation malveillante ou abusive. Cette mesure ne confère pas aux outils informatiques protégés un caractère personnel.
Les niveaux d’accès ouverts à l’utilisateur sont définis en fonction de ce qui a été défini contractuellement avec l’entreprise cliente.
La sécurité des systèmes d’information mis à sa disposition impose :
• De respecter les consignes de sécurité, notamment les règles relatives à la gestion des codes d’accès. Chaque utilisateur est responsable de l’utilisation qui en est faite.
• De garder strictement confidentiels son (ou ses) codes d’accès et ne pas le(s) dévoiler à un tiers.
• De respecter la gestion des accès, en particulier ne pas utiliser les codes d’accès d’un autre utilisateur, ni chercher à les connaître.
• De veiller à ne pas laisser leur poste de travail en libre accès.
Par ailleurs, la sécurité des ressources mises à la disposition de l’utilisateur nécessite les précautions suivantes
De la part du Groupe CITYWORK :
• Veiller à ce que les ressources sensibles ne soient accessibles qu’aux personnes habilitées,
• Limiter l’accès aux seules ressources pour lesquelles l’utilisateur est expressément habilité.
De la part de l’utilisateur :
• S’interdire d’accéder ou de tenter d’accéder à des ressources du système d’information, pour lesquelles il n’a pas reçu d’habilitation explicite,
• Ne pas connecter aux réseaux locaux des matériels autres que ceux confiés ou autorisés par le Groupe CITYWORK, déclarés dans le document d’inventaire sans autorisation expresse remis au Groupe CITYWORK. L’utilisateur est tenu d’informer le groupe CITYWORK de toute modification de cet inventaire, particulièrement dans le cas d’ajout de matériel.
• Ne pas utiliser les services qui lui sont offerts pour proposer ou rendre accessibles à des tiers des données et informations confidentielles ou contraires à la législation en vigueur ;
• S’engager à ne pas apporter volontairement des perturbations au bon fonctionnement des ressources informatiques et des réseaux que ce soit par des manipulations anormales du matériel ou du logiciel,
• Veiller à protéger les matériels mis à sa disposition contre le vol et les dégradations,
• Appliquer les recommandations sécurité du Groupe CITYWORK.

Les équipements autorisés par le Groupe CITYWORK sans accord préalable sont définis ainsi : ordinateurs fixes ou portables, tablettes, smartphones. Tout autre équipement devra faire l’objet d’une demande et d’un accord auprès du Groupe CITYWORK (dont notamment téléphones en VOIP, NAS, imprimante, borne Wifi, firewall, serveur, switch, caméra IP, … cette liste n’étant pas exhaustive).

Devoirs de signalement et d’information
L’utilisateur doit avertir le responsable de la sécurité du système d’information du Groupe CITYWORK dans les meilleurs délais de toute anomalie découverte telle une intrusion dans le système d’information, etc.

Mesures de contrôle
L’utilisateur est informé :
• Que pour effectuer la maintenance corrective, curative ou évolutive, le Groupe CITYWORK se réserve la possibilité de réaliser des interventions (le cas échéant à distance) sur les ressources mises à sa disposition,
• Qu’une maintenance est précédée d’une information de l’utilisateur ;
• Que tout élément bloquant pour le système ou générant une difficulté technique d’acheminement à son destinataire, sera isolée ; le cas échéant supprimée.
• Que le système d’information peut donner lieu à une surveillance et un contrôle à des fins statistiques, de traçabilité réglementaire ou fonctionnelle, d’optimisation, de sécurité ou de détection des abus, dans le respect de la législation applicable.

Les personnels chargés des opérations de contrôle des systèmes d’information sont soumis au secret professionnel. Ils ne peuvent divulguer les informations qu’ils sont amenés à connaître dans le cadre de leurs fonctions dès lors que ces informations sont couvertes par le secret des correspondances ou qu’identifiées comme telles, elles relèvent de la vie privée de l’utilisateur. Elles ne mettent pas en cause le bon fonctionnement technique ou sécuritaire.

8. Communication électronique

Internet
Il est rappelé qu’Internet est soumis à l’ensemble des règles de droit en vigueur.
Internet est un outil de travail ouvert à des usages professionnels.

Sécurité
Le Groupe CITYWORK se réserve le droit de filtrer ou d’interdire l’accès à certains sites pour des raisons de sécurité, de procéder au contrôle a priori ou a posteriori des sites visités.
Cet accès n’est autorisé qu’au travers des dispositifs de sécurité mis en place par Le Groupe CITYWORK.
Les règles de filtrage peuvent être communiquées à l’utilisateur, à sa demande.

Téléchargements
Tout téléchargement ou copie de fichiers (notamment sons, images, logiciels …) sur Internet ou localement doit s’effectuer dans le respect des droits de propriété intellectuelle tels que définis à l’article VII.
Le Groupe CITYWORK se réserve le droit de limiter le téléchargement de certains fichiers pouvant présenter un risque pour la sécurité des systèmes d’information (virus, codes malveillants, programmes espions …).

9. Traçabilité

Le Groupe CITYWORK est dans l’obligation légale de mettre en place un système de journalisation trafic internet. Le Groupe CITYWORK a mis en place des outils de traçabilité.

10. Limitation des usages

En cas de non-respect des règles définies dans la présente charte et des modalités définies dans les guides d’utilisation établis par le Groupe CITYWORK, la Direction du Groupe CITYWORK pourra, sans préjuger des poursuites ou procédures de sanctions pouvant être engagées à l’encontre des utilisateurs, limiter les usages par mesure conservatoire, cette limitation pouvant aller jusqu’à l’interruption des accès aux systèmes d’information.

11. Entrée en vigueur de la charte

Le présent document annule et remplace tous les autres documents ou chartes relatifs à l’utilisation des systèmes d’information du Groupe CITYWORK.

Il est annexé aux conditions générales de ventes de CITYWORK.